Reicht ein PDF
als E-Rechnung?
Die kurze Antwort: In den meisten B2B-Fällen typischerweise nicht — aber es kommt auf die Art des PDFs an. Unten in einem Abschnitt der Unterschied zwischen einem „normalen" PDF und einem ZUGFeRD-PDF.
Der Kern in einem Satz
Ein PDF ist so lange keine E-Rechnung, wie es nur für Menschen lesbar ist. Sobald das PDF eine maschinenlesbare XML-Struktur mitbringt (wie bei ZUGFeRD), gilt es als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgabe.
„Normales" PDF vs ZUGFeRD-PDF
Normales PDF aus Word/Excel
- Wird beim Export aus Word, Pages, Excel, Canva & Co. erzeugt.
- Enthält nur Pixel und Text-Layout — keine strukturierten Rechnungsdaten.
- Muss von einer Buchhaltung manuell erfasst oder per OCR erkannt werden.
- Gilt im B2B typischerweise nicht als E-Rechnung.
ZUGFeRD-PDF aus Buchhaltungssoftware
- Sieht für dich aus wie ein normales PDF.
- Enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten.
- Kann direkt von Buchhaltungssystemen ausgelesen werden.
- Gilt als E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931.
Was heißt das für dich?
Wer heute Rechnungen aus Excel oder Word exportiert, sollte realistisch planen, das Setup zu wechseln. Eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware erzeugt ZUGFeRD-PDFs und XRechnungen in der Regel automatisch — ohne dass du dich mit den Formaten technisch beschäftigen musst.
Ob dein Fall betroffen ist, prüfst du schneller als du denkst im Pflicht-Checker.
Übergangsfristen
Der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen vorgesehen, damit kleine Unternehmen nicht über Nacht umstellen müssen. Nutz diese Zeit — aber plane realistisch. Eine Umstellung vor einem Geschäftsjahres- oder Softwarewechsel ist meist angenehmer, als sie hintenraus unter Zeitdruck zu machen.