Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Der Begriff klingt technisch, in der Praxis ist die Abgrenzung aber ziemlich klar. Entscheidend ist nicht das Dateiformat im Alltag, sondern ob eine Rechnung strukturiert maschinenlesbar ist.
Im deutschen Recht ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird — und die sich ohne Medienbruch weiterverarbeiten lässt. Maßgeblich ist dabei die europäische Norm EN 16931.
Praktisch heißt das: Eine E-Rechnung muss so aufgebaut sein, dass ein Buchhaltungssystem die Daten direkt auslesen kann — also Betrag, Leistungsempfänger, Steuerbeträge, Fälligkeitsdaten und so weiter.
Was keine E-Rechnung ist
- Ein Word- oder Pages-Dokument, das du ausdruckst oder als Datei versendest.
- Ein „reines" PDF, das aus einer Vorlage erzeugt wurde — ohne eingebettete strukturierte Daten.
- Ein eingescannter Papier-Ausdruck als Bild.
Welche Formate in Deutschland zählen
Zwei Formate haben sich etabliert und werden von gängiger Software unterstützt:
- XRechnung — rein strukturiertes XML-Format, Standard im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD — Hybridformat: ein normales PDF, in das eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist. Vorteil: Mensch und Maschine können beides lesen.
Für B2B in Deutschland ist ZUGFeRD der pragmatischere Alltagsstandard. Im Austausch mit der öffentlichen Verwaltung ist XRechnung vorgegeben.
Wer ist betroffen?
Seit dem 1. Januar 2025 sind die Anforderungen für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland verschärft. Es gibt Übergangsfristen, aber der Trend ist klar: Spätestens mittelfristig führt an strukturierten Formaten kaum ein Weg vorbei.
Ob dein Fall konkret betroffen ist, kannst du im E-Rechnungs-Pflicht-Checker einschätzen.
Was das für kleine Unternehmen konkret bedeutet
In der Praxis heißt das: Wer Rechnungen heute noch aus Excel oder Word exportiert, wird sein Setup mittelfristig ablösen. Der pragmatische Weg dafür ist in der Regel eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD nativ erzeugt.
Wie viel dich das Umstellen rechnerisch lohnt, zeigt der ROI-Rechner.