Reicht ein PDF als E-Rechnung?

Typischerweise nicht. Ein PDF ist für Menschen lesbar, aber nicht strukturiert maschinenlesbar. Als E-Rechnung gelten in Deutschland Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Beim Empfang typischerweise ja, beim Versand gelten Übergangsregelungen. Im Checker gehen wir darauf genauer ein.

Brauche ich dafür zwingend eine neue Software?

Nicht zwingend — aber in den meisten Fällen ist eine Buchhaltungssoftware der einfachste Weg. Excel und Word werden damit in der Regel ersetzt.

Ersetzt der Checker eine Steuerberatung?

Nein. Der Checker gibt eine erste Orientierung. Für verbindliche Einschätzungen sind Steuerberater die richtige Stelle.

E-Rechnung · Pflicht · Software

E-Rechnung verstehen,
Pflicht einschätzen,
passende Software finden.

Seit dem 1. Januar 2025 spielt die E-Rechnung im deutschen B2B eine neue Rolle — und ein einfaches PDF reicht dafür nicht mehr. Diese Seite hilft dir mit zwei pragmatischen Rechnern und verständlichen Erklärungen, die Lage für dein Unternehmen einzuordnen.

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Hinweis: keine Rechts- oder Steuerberatung. Dient zur ersten Orientierung für Selbstständige und kleine Unternehmen.

Warum das jetzt relevant ist

Viele kleine Unternehmen
schreiben Rechnungen noch
aus Excel oder Word.

Genau das ist seit 2025 im B2B typischerweise nicht mehr ausreichend. Ein PDF — egal wie hübsch gestaltet — gilt nicht automatisch als E-Rechnung. Gefordert ist ein strukturiertes Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD), das sich maschinell auslesen lässt.

Die gute Nachricht: für die allermeisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen lässt sich das mit einer passenden Software sauber lösen — oft für unter 15 € im Monat.

Praxis-HinweisWer nur selten an Privatkunden fakturiert, ist anders betroffen als eine Agentur mit 40 B2B-Rechnungen pro Monat. Beides klären wir im Checker.

Zwei Rechner

Was möchtest du herausfinden?

Beide funktionieren ohne Anmeldung, ohne Tracking von Eingaben.

Rechner 1

E-Rechnungs-
Pflicht-Checker

Fünf Fragen, dann weißt du, ob deine Rechnungsstellung typischerweise von der Pflicht betroffen ist — und was als nächster Schritt Sinn macht.

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Rechner 2

Buchhaltungs-
ROI-Rechner

Zeig mir, wie viel Zeit und Geld mich mein aktuelles Setup im Monat kostet — und ab wann sich eine echte Buchhaltungssoftware rechnet.

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Zwei solide Tools für den Start

Für den Großteil der Selbstständigen und kleinen Unternehmen reichen zwei etablierte Lösungen. Beide unterstützen E-Rechnung nach deutschem Standard.

Lexware Office

Etabliertes Buchhaltungstool für Selbstständige und kleine Unternehmen.

wer ein bekanntes, eingespieltes Tool möchte
Steuerberater-Schnittstelle per DATEV
klassische Unternehmer-Workflows

Zum Anbieter →

sevdesk

Moderne Cloud-Buchhaltung mit starkem Fokus auf E-Rechnung.

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Häufige Fragen

Was viele zuerst wissen wollen

Reicht ein PDF als E-Rechnung?: Typischerweise nicht. Ein PDF ist für Menschen lesbar, aber nicht strukturiert maschinenlesbar. Als E-Rechnung gelten in Deutschland Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?: Beim Empfang typischerweise ja, beim Versand gelten Übergangsregelungen. Im Checker gehen wir darauf genauer ein.
Brauche ich dafür zwingend eine neue Software?: Nicht zwingend — aber in den meisten Fällen ist eine Buchhaltungssoftware der einfachste Weg. Excel und Word werden damit in der Regel ersetzt.
Ersetzt der Checker eine Steuerberatung?: Nein. Der Checker gibt eine erste Orientierung. Für verbindliche Einschätzungen sind Steuerberater die richtige Stelle.